Minha empresa recebeu uma reclamação trabalhista: quais documentos organizar?

Receber uma reclamação trabalhista exige uma resposta organizada. Antes de separar papéis em grande volume, a empresa precisa ler a petição, identificar o que foi pedido, a qual período cada pedido se refere e quais fatos estão em discussão. A defesa e a distribuição do ônus da prova dependem dessas alegações; a CLT atribui ao reclamante a prova do fato constitutivo e ao reclamado a dos fatos impeditivos, modificativos ou extintivos, admitindo redistribuição fundamentada em situações previstas na lei. CLT, art. 818

Comece pela notificação e pela cronologia

Registre quem recebeu a notificação, quando ela chegou, qual é o número do processo, a unidade judiciária e a audiência indicada. Encaminhe a íntegra ao responsável jurídico sem esperar o vencimento de um prazo interno. A CLT prevê consequências para o não comparecimento da empresa à audiência e permite a apresentação de defesa escrita pelo sistema de processo judicial eletrônico até a audiência, mas a estratégia e os prazos concretos devem ser lidos no processo. CLT, arts. 844 e 847

Monte uma linha do tempo simples: admissão, função, mudanças de cargo ou salário, escalas, afastamentos, férias, advertências, desligamento e fatos mencionados na ação. Essa linha não substitui documentos; ajuda a descobrir lacunas e versões conflitantes antes que elas cheguem à defesa.

Organize por assunto, não apenas por pasta

• Vínculo e função: contrato, registro, alterações, descrição de atividades e comunicações relevantes.
• Pagamento: holerites, comprovantes, comissões, benefícios e cálculos ligados ao período discutido.
• Jornada: escalas, registros de ponto, ajustes justificados, banco de horas e instrumentos coletivos aplicáveis. A obrigação legal de registro de entrada e saída deve ser conferida conforme o estabelecimento e as regras vigentes. CLT, arts. 58, 59 e 74
• Férias, afastamentos e término: avisos, recibos, atestados disponíveis, comunicações oficiais e documentos rescisórios.
• Segurança, saúde ou acidente, se discutidos: registros empresariais pertinentes e comunicações oficiais, com acesso restrito a dados sensíveis. Isso é organização de prova jurídica, não substitui avaliação técnica de SST.

Preserve os arquivos originais, a origem e a data de obtenção. Identifique quem mantém cada sistema e evite “corrigir” registros antigos para combinar com uma narrativa. Dados de saúde, que podem constituir dados pessoais sensíveis, devem ter acesso limitado a quem precisa analisá-los, com finalidade e base legal documentadas; a LGPD exige cuidados proporcionais ao tratamento de dados pessoais.

Exemplo hipotético: a petição afirma horas extras durante três meses. A empresa reúne os cartões do período, escalas, recibos e eventual acordo de compensação; também anota dias em que o sistema falhou. A comparação pode confirmar, refutar ou delimitar partes da alegação. O resultado depende dos fatos e da análise do processo.

Checklist inicial

1. Guardar notificação e petição completas; registrar audiência e responsáveis.
2. Separar cada pedido por período e por fato alegado.
3. Localizar documentos originais e apontar ausências ou inconsistências.
4. Identificar pessoas que conhecem os fatos, sem orientar versões.
5. Entregar ao jurídico um índice dos arquivos e a cronologia, com acesso protegido.

O roteiro ajuda a empresa a chegar à análise jurídica com informação confiável. Ele não antecipa tese de defesa nem resultado da demanda.